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企业管理信息系统
一、管理信息系统的基本概念
（一）管理信息系统的定义
1.信息的含义
1948年，信息论的奠基者——美国科学家香农（C.Shannon）认为，信息是用来消除随机不确定的东西。控制论的创始人——美国科学家维纳（N.Wiener） 则指出，信息就是人们对外界进行调节，并使这种调节为外界所了解时，与外界交换来的东西。在管理信息系统领域，信息普遍被定义为“信息是经过加工、具有一定含义的、对决策有价值的数据。”而管理信息则一般被定义为“管理信息是对企业生产经营活动中收集的数据经过加工处理，给予分析解释、明确意义后，对企业经营管理活动产生影响的数据。”
2.系统的概念
按照组成系统的要素的性质来划分，现实世界中的系统可分为以下三种。
（1）自然系统，是指由自然力而非人力所形成的系统，如天体系统、气象系统、海洋系统、神经系统等。
（2）人工系统，是指经过人的劳动而建立起来的系统。一般的人工系统包括三种类型一是由一定的制度、组织、程序、手续等所构成的管理系统二是由人们通过加工自然物获得的人造物质系统，如工具、设施、建筑物等三是人造概念系统，即由主观概念和逻辑关系等非物质组成的系统，如学科体系系统、伦理道德系统、法律和政策等系统。
（3）复合系统，是指自然系统和人工系统相结合的系统，如农业系统、环境系统、水利工程等。
从各种各样的具体的系统中可以抽象出来系统的共性，这就是系统的特性。
3.管理信息系统的概念
管理信息系统（MIS）一词最早出现于1970年，瓦尔特肯尼万（Walter T.Kennevan）给它下了一个定义“以书面或口头的形式，在合适的时间向经理、职员以及外界人员提供过去的、现在的、预测未来的有关企业内部及其环境的信息，以帮助他们进行决策。”在这个定义里强调了信息支持决策，用于管理，没有提到计算机的应用。
在哈佛管理丛书《企业管理百科全书》中，管理信息系统的定义为制作、处理及精炼资料，以便产生组织内各阶层为达成管理目标（计划、指导、评估、协调、控制）所需信息的整体体系。
在我国，管理信息系统最早出现于20世纪80年代初，在《中国企业管理百科全书》中，管理信息系统的定义是“一个由人、计算机等组成的能进行信息的收集、传送、储存、加工、维护和使用的系统。”
曾领导创办我国第一个管理信息系统专业的薛华成教授，将管理信息系统定义为“一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信息的收集、传输、加工、储存、更新和维护，以企业战略竞优、提高效益和效率为目的的，支持企业高层决策、中层控制、基层运作的集成化的人机系统。”这个定义强调管理信息系统中人的主导作用，系统目的明确，用于支持不同管理层，是一个现代化工具，是集成化人机系统。
综上所述，管理信息系统首先是一个信息系统，应当具备信息系统的功能同时它又具备特有的计划、控制、处理和辅助决策等功能，是一个可对组织进行全面管理的综合系统。所以管理信息系统不只是一个技术系统，而且还是一个包括人在内的社会系统、管理系统，是用来解决组织所面临的问题的系统。
（二）管理信息系统的特征
管理信息系统除了具有一般系统具有的目的性、相关性、层次性、整体性等特点，还具有自身的特征。
1.管理信息系统是为管理决策提供服务的信息系统
管理信息系统提供实时和全面的数据，用数学模型分析数据，为组织体内的高层决策、中层控制、基层运作提供有价值的信息支持和辅助决策。
2.管理信息系统是集成化的系统
在实际运行各种管理信息系统时，各部门会产生不同形式的数据，要想实现信息的收集、传送、储存、加工、更新和维护，各部门必须共享数据，减少数据的冗余度，保证数据的兼容性、一致性。具有集中统一规划的数据库或数据仓库，是管理信息系统成熟的重要标志。
3.管理信息系统是一个人机系统
管理信息系统是人们管理思想的集中表现，它的目的在于辅助决策，而决策是由人来做的，因而管理信息系统必然是一个人机结合的系统。在管理信息系统中，各级管理人员既是系统的使用者，又是系统的组成部分。
4.管理信息系统是现代管理方法和手段相结合的系统
为了充分发挥管理信息系统在管理决策中的作用，就必须将其与先进的管理手段结合起来。在开发管理信息系统时，要从管理的角度进行分析，融入现代化的管理思想和方法。
（三）管理信息系统的功能
管理信息系统的功能是多种多样的，各种不同的管理信息系统除了它特有的一些功能之外，都具有信息的收集、组织和存储、处理、传递、提供等基本功能。
1.信息的收集
2.信息的组织和存储
信息的组织和存储的目的是处理信息，便于检索。管理信息系统的信息组织和存储功能，使得它能够突破时间与空间的限制，发挥提供信息、支持决策的作用。为了更有效地利用存储及处理设备，在涉及信息存储问题时，需要考虑信息存储量、格式、存取方式、存储时间、安全、保密等问题，以保证信息能够准确、完整、及时和使用方便。
3.信息的处理
信息经过加工处理，将更加集中、更加精炼，更能反映本质。为了满足对信息的各种需求，系统需要对已经收集到的信息进行某些加工处理。加工本身可分为数值运算和非数值数据处理两大类。数值运算包括各种算术代数运算。非数值数据处理包括排序、归并、分类及字处理等。
4.信息的传递
信息传递的广义含义是信息在媒介体之间的转移。严格地说，所有信息处理都是信息在组织内部的传递，也就是信息在物理位置上的移动。信息传递是通过文字、语言、电码、图像、色彩、光、气味等传播渠道进行的。信息传送方式有单向传送、双向传送、半双向传送（每次传送只能有一个方向）、多道传送（一个通道通过多个信号）等。
5.信息的提供
信息处理的目的是为了进一步解释其性质和含义，最终向管理者、决策者提供服务。提供信息的手段是人和计算机之间的接口，人机接口将人以各种手段和形式向计算机提供的信息转换为计算机能识别的信息，并将计算机输出的信息转换为用户容易识别的文字、图像、图形、声音等形式。
（四）管理信息系统的发展
1.管理信息系统的发展阶段
第一阶段是起步阶段。这个阶段从企业引进第一台计算机开始，一般都是先在财务、统计、物资等部门开始使用。随着对计算机应用认识的深入，人们体会到计算机应用的价值，开始学习、使用、维护计算机。
第二阶段是扩展阶段。随着计算机在一些部门的使用见到成效，计算机的使用范围从最初的一些应用部门向其他部门扩展，大量的人工数据处理转向计算机处理，人们对计算机的热情增加，需求增长。但对于组织来说，还没有整体的管理信息系统。这个阶段需要大量的投资。
第三阶段是控制阶段。由于人们对计算机信息处理需求的增长，这方面支出大幅度上涨，企业领导不得不对其进行控制，注重采用成本效益法去分析应用开发，并针对各项已开发的应用项目之间的不协调和数据冗余等进行统一规划。控制阶段实现从以计算机为主转向以数据管理为主。
第四阶段是集成阶段。在经过第三阶段的全面分析后，引进数据库找术，进行企业网络建设，系统应用又进入一个高速发展阶段，逐步改进原有系统，建立集中式的数据库，开发一个能为整个组织提供各种信息资源的修理信息系统。这阶段的投资和费用将再次迅速增长。
第五阶段是数据管理阶段。系统通过集成、综合之后才有可能进行有效的数据管理，实现数据共享，这时的数据已成为企业的重要资源。
第六阶段是成熟阶段。系统的成熟表现在它与组织的目标一致，从组织的事务处理到高层的管理与决策，系统都能给予支持，并能在一定时段内应管理和技术的变化。
2.管理信息系统的发展趋势
管理的革新、人才素质的提升、大数据的兴起和人工智能的发展，给钱理信息系统的发展提供了广阔的空间，呈现出智能化、集成化、人本化的影势。
（1）智能化。随着人工智能、数据仓库、数据挖掘、知识工程等技术的发展，新技术的应用产生了智能决策支持系统（DSS）、各种专家系统（ES）、各个领域的智能管理系统和智能工程系统，为计算机模仿人的智能和处理各种管理问题打下了理论和技术基础。智能化的管理信息系统能够少行思维模拟活动，它具有很高的自学习、自组织和进化性，并具有知识创新功能，可以解决半结构化和非结构化的事务，智能化也一直是管理信息系统追求的目标。
（2）集成化。随着计算机技术、网络通信技术和管理科学的进步，管理信息系统已由单个系统功能的实现发展到多个系统互相渗透、互相融合、共享数据资源的有机整体的集成化系统。为了更好地发挥这些子系统的综合效益，最大限度地实现资源共享，就要对要素进行整合和优势互补，使之成为一个有机的整体。
（3）人本化。以人为本是管理的重要内容和基础，在越来越重视人文环境和人本管理的当今，管理信息系统将具有更加友好的人机界面，易于人们操作，并从不同用户的不同需求出发，对自身进行开发和完善。管理信息系统人本化趋势是管理、信息技术和时代发展的共同要求。
二、管理信息系统的技术基础
（一）计算机系统
计算机系统由硬件系统和软件系统两大部分组成。1.计算机硬件系统
计算机系统的硬件由五大基本部分所组成，即运算器、控制器、存储器、输入设备和输出设备。
运算器是计算机中执行算术运算和逻辑运算的部件。
控制器是用来指挥计算机各部件按照指令功能的要求自动协调地运行所需的各种操作，包括程序计数器、指令寄存器、指令译码器和各种控制电路。
运算器和控制器共同组成了中央处理器，即我们常说的“CPU”。存储器是用来存储程序和数据的记忆装置。存储器分为两大类内存储器和外存储器。
输入设备的任务是将原始信息输入计算机内。常用的输入设备有键盘、鼠标、光笔、扫描仪等。
输出设备的任务是将计算机的处理结果以人或其他机器所接受的形式输出。常用的输出设备有显示器、打印机、绘图仪等。
2.计算机软件系统
计算机软件是指计算机程序和有关的文档，一般由系统软件和应用软件组成。
（二）数据管理技术
数据库技术是计算机信息系统与应用系统的核心技术和重要基础，它研究的问题就是如何科学地组织和储存数据，如何高效地获取和处理数据。
1.数据库的相关概念
（1）数据库。数据库是将数据按一定格式存储在计算机内的数据的仓库，即存储在计算机内的相关数据的集合。数据库是有组织、可共享的各类数据的集合，数据库中的数据按照一定的数据模型组织、描述和存储，具有较小的冗余度和较高的数据独立性、易维护性与扩展性。更主要的是数据库中的数据可以为各种用户共享使用，一经存储，数据库中的数据若不做删除或修改等操作，就不会被损耗。
（2）数据库管理系统。数据库管理系统（DBMS）是数据库系统的核心，是位于用户与操作系统之间的一层数据管理软件。数据库管理系统负责对数据进行组织、存储、获取和维护，它为用户或应用程序访问数据库中的数据提供了科学的管理，并对数据的安全性、完整性、保密性、并发性等进行统一的控制。数据库管理系统的主要功能是数据定义、数据操纵、数据库的运行管理和数据库的建立与维护等。
目前流行的数据库管理系统绝大多数是关系型数据库管理系统，一般可分为以下三类。
1）以微机系统为运行环境的数据库管理系统。这类系统，如Microsoft Access 主要作为支持一般事务处理需要的数据库环境，强调使用的方便性和操作的简便性，所以又被称为桌面型数据库管理系统。
2）以Oracle、Microsoft SQL Server、IBM DB2为代表的数据库管理系统。这类系统强调在理论上和实践上的完备性，具有更强大的数据存储和管理能力，提供了比桌面型数据库管理系统更全面的数据保护和恢复能力，更有利于支持全局性和关键性的数据管理工作，因此也被称为主流数据库管理系统。
3）以MySQL为代表的开源数据库管理系统。这类系统可以免费获取，安装配置方便，性能优越，使用成本低，可根据应用需要进行定制和扩展，因此在网站开发中成为使用最多的数据库管理系统。
（3）数据库系统。数据库系统是指以数据库方式管理大量共享数据的计算机软件系统。它由数据库、数据库管理系统（及其应用开发工具）、硬件和软件支持系统、应用程序、用户（最终用户、应用程序设计员和数据库管理员）五个要素组成。
2.大数据管理
随着信息量的不断增加，大数据（big data）一词越来越频繁地出现在我们的视野中，被广泛传播，并成为研究热点。大数据与传统数据库领域的超大规模数据及海量数据虽然具有近似的含义，但是前者需要管理的数据规模更大，处理数据类型更加丰富，因此对存储、管理和处理数据的计算机技术提出了很高的要求。对大数据的内涵一般的定义是，大数据是指ZB（1ZB=230TB）、YB（1YB=2TB）或更高数量级的数据集合，包括结构化、半结构化和非结构化的数据。其规模大到在获取、存储、管理、分析方面超出了传统数据库和软件技术所能管理和处理的能力范围。
人们对大数据技术的研究和运用，预示着新一波生产力增长和科技发展浪潮的到来。企业、政府、科研院所等各行各业都在努力应用大数据。大数据正在孕育新的学科——数据科学。大数据的理论、系统和应用都还没有成熟，必将随着时间的推移不断更新发展。
（三）数据通信和网络技术
1.数据通信概述
通信是把信息从一个地方传送到另一个地方的过程。如果一个通信系统传输的是数据，则称这种通信为数据通信，实现这种通信的系统是数据通信系统。
2.计算机网络
计算机网络就是利用通信线路和通信设备将分布在不同地点的具有独立功能的多个计算机系统互相连接起来，在网络软件的支持下实现彼此之间的数据通信和资源共享的系统。
（1）计算机网络的拓扑结构。计算机网络的拓扑结构是指网络的链路和节点在地理上所形成的几何结构，主要有星型、总线型、环型、树型和网型网络等。星型、总线型和环型结构在局域网中应用较多，树型和网型结构在广域网中应用较多。
（2）计算机网络的分类。计算机网络根据通信距离或地域覆盖范围来划分，可分为局域网、城域网和广域网。
局域网（LAN）是一个数据通信系统，它在一个适中的地理范围内，把若干独立的设备连接起来，通过物理通信信道，以高的数据传输速率实现各独立设备之间的直接通信。通常一个局域网的覆盖范围在一个房间、一个建筑物、一个大院或一个校园内，作用距离可以是十公里之内。
当要连接的计算机超过局域网的范围后，城域网（MAN）就出现了。城域网的范围可以覆盖一个城市中相连的几个小城市，物理距离在百公里之内。连接一个组织内的不同建筑，如校园内的各个建筑，是城域网常见的应用。一般的城域网以100Mb/s的速度传输数据，用光纤作为传输介质。
广域网（WAN）的范围可从数十公里到数千公里，它可以连接若干个城市、地区，甚至跨越国界，是遍及全球的一种计算机网络。网络之间也可通过特定方式进行互联。Internet是现今世界上最大的广域计算机网络。
3.网络应用模式的发展
当前互联网正处于向新一代互联网过渡发展的阶段，计算机网络应用模式体系结构也发生了极大的变化，其发展阶段具体如下。
（1）文件服务器/工作站。在20世纪60年代到80年代，网络应用主要是集中式的，采用主机——终端模式，数据处理和数据库应用全部集中在主机上，终端没有处理能力。当终端用户太多时，主机负担过重，处理性能显著下降，造成“主机瓶颈”。20世纪80年代以后，文件服务器/工作站结构的计算机网络开始兴起，这种结构把数据库管理系统安装在文件服务器上，而数据处理和应用程序分布在工作站上，文件服务器仅提供对数据的共享访问和文件管理，没有协同处理能力。这种方式可充分发挥工作站的处理能力，但网络负担较重，严重时会造成“传输瓶颈”。
（2）客户机/服务器（client/server，C/S）。客户机/服务器模式是20世纪80年代产生的应用模式，这种模式把数据库管理系统安装在数据库服务器上，数据处理可以从应用程序中分离出来，形成前后台任务客户机运行应用程序，完成屏幕交互和输入、输出等前台任务服务器则运行数据库管理系统，完成大量的数据处理及存储等后台任务。由于共享能力和前台的自治能力，后台处理的数据不需要在前后台间频繁传输，从而有效解决了文件服务器/工作站模式下的“传输瓶颈”问题。
（3）浏览器/服务器（browser/server，B/S）。浏览器/服务器是Internet 上一个典型的分布式计算模式。浏览器是一个用于文档检索和显示的客户应用程序，并通过超文本传输协议HTTP与Web服务器相连。客户端通过Web服务器去访问数据库，以获取必要的信息，而Web服务器与特定数据库系统的连接可以通过专用软件实现。从客户端看，整个系统有两层服务器，因此浏览器/服务器模式是一种基于互联网技术的三层客户机/服务器的结构。对于较简单的应用，可将Web服务器与数据库服务器合并，则BS模式就变成二层结构模式对于较复杂的应用，可将Web服务器与数据库服务器之间增加一层应用服务器，则浏览器/服务器模式就变成了四层结构模式。因此，浏览器/服务器模式是一种特定的客户机/服务器结构。使用方便、界面友好、低成本的浏览器节省了两层结构的客户机/服务器模式客户端软件的开发和维护费用。
（4）云计算（cloud computing）。云计算是一种按使用量付费的模式。这种模式提供可用的、便捷的、按需的网络访问，进入可配置的计算资源共享池（资源包括网络、服务器、存储、应用软件、服务），这些资源被所有云计算的用户共享并且可以方便地通过网络访问。用户无须掌握云计算的找术，只需要按照个人或者团体的需要租赁云计算的资源。
三、管理信息系统的规划与分析
（一）管理信息系统规划概述
1.管理信息系统规划的内涵
“凡事预则立，不预则废。”管理信息系统开发是一项耗资巨大、技术复杂、开发周期长的系统工程，所以，科学合理地规划管理信息系统的建设是非常重要的，会对企业的经营产生重大影响。系统规划是管理信息系统建设过程的第一步，是系统开发的必要准备和总体部署。
信息系统规划是根据组织的目标和发展战略、信息系统建设的客观规律以及组织的内外环境，科学地制定信息系统的发展战略、实施策略和总体方案，确定子系统的开发顺序，规划信息资源，从而合理地安排系统建设的进程。
好的系统规划可帮助组织充分利用信息系统及其潜能来规范组织内部管理，为组织获取竞争优势，实现组织的目标和战略。管理信息系统规划主要解决如下四个问题。
（1）如何保证管理信息系统规划与它所服务的组织及其总体战略保持一致
（2）怎样为该组织设计出一个管理信息系统总体结构，并在此基础上设计、开发应用系统
（3）对相互竞争资源的应用系统，应如何拟订优先开发计划和运营资源的分配计划
（4）面对前三个阶段的工作，应怎样选择并应用行之有效的方法论
2.管理信息系统规划的任务
（1）制定发展战略。管理信息系统的发展战略应与企业的战略目标保持一致。制定管理信息系统的发展战略，需要依据企业的战略目标，评价现行信息系统的功能和应用状况，在此基础上，制定管理信息系统的战略目标。
（2）制定总体方案。根据企业信息需求的实际情况，制定管理信息系统总体结构方案，确定系统项目的开发时间安排，并对系统开发所需要的投入、产生的效益及需要的信息技术进行可行性分析。
（3）制订资源分配计划。制订管理信息系统建设所需要的人员、资金、硬件资源、软件资源及服务等相关资源分配计划。
3.管理信息系统规划的特点
（1）全局性。管理信息系统规划是面向全局的、未来的、长远的关键问题，具有较强的不确定性，非架构化程度较高。
（2）高层管理者为主。管理信息系统规划是高层次的系统分析，高层管理人员（包括高层信息管理人员）是工作的主体。
（3）指导性。管理信息系统规划的目的是为整个系统的建设确定发展战略、总体结构和资源分配计划，因此规划不宜过细。
（4）适应性。管理信息系统规划是企业总体发展规划的一部分，要服从企业总体发展规划，并随着企业内外环境的发展而变化。
4.管理信息系统规划的组织与步骤
管理信息系统规划需要成立一个领导小组，并进行有关的人员培训，同时要明确规划工作的进度。
管理信息系统规划既要考虑各项规划内容，也要对规划所提出的方方面面之间的相互关联作出规划。为了实现规划目标，首先必须组织一支强有力的规划队伍，通常称为“信息系统规划领导小组”。这个小组要在最高层管理者的直接领导之下，由一名负责全面规划工作的管理信息系统规划负责人和企业中有关部门的主要负责人组成，并通过一批用户分析员和广大的最终用户相联系。其中，企业有关部门的主要负责人应包括数据处理负责人、系统分析负责人、财务负责人、各业务经理等。管理信息系统规划负责人应掌握一套成熟的科学规划方法。这样的负责人最好来自企业内的最高层管理人员，也可以是外来的顾问，但将全部规划工作都交由外来顾问处理是不合适的。管理信息系统的最终用户是那些直接使用计算机应用系统的各层管理人员，包括高层管理人员、中层管理人员和基层管理人员。要从这些人员中抽出一部分人在系统规划期间代表其所在的部门参加规划工作。
在管理信息系统的规划完成以后，信息系统规划领导小组实际上就转成管理信息系统领导小组，由它来决定开发哪些管理信息系统的应用项目，并组织有关人员完成系统规划所提出的要求。在信息系统技术不断深入到社会各领域的今天，企业中的管理信息系统领导小组应该成为一种长期性的组织机构。
管理信息系统总体规划的步骤主要包括∶
（1）确定总体规划的性质，明确管理信息系统总体规划的年限及具体的方法
（2）收集相关信息
（3）进行总体战略分析，对管理信息系统的目标、开发方法、功能结构、计划活动、信息部门的情况、财务情况、风险度和政策等进行分析；
（4）定义约束条件，根据企业的财务资源、人力及物力等方面的限制，定义管理信息系统的约束条件和政策
（5）明确规划目标，确定管理信息系统的开发目标，明确管理信息系统应具有的功能、服务范围和质量等；
（6）明确管理信息系统的初步框架
（7）选择开发方案，提出实施进度
（8）通过总体规划。
5.管理信息系统规划的技术成果
管理信息系统规划阶段的技术成果主要包括系统立项报告、可行性研究报告和系统建设计划书等技术文档。
（2）可行性研究报告。可行性研究报告是对所立项系统的建设可能性与必要性作出的研究结果。主要内容包括新系统的预期目标、要求和约束，进行可行性研究的基本原则，对现行系统分析的描述及存在的主要问题，新系统对现行系统或业务的影响，系统建设的投资效益分析，各种可选建设方案及比较，可行性研究的有关结论等。
（3）系统建设计划书或系统建设方案。系统建设计划书是对正式批准立项的系统所制订的详细系统建设计划。主要内容包括对新系统建设的目标、基本方针、人员组织、开发阶段等的描述，各主要阶段的任务、人员分工及负责人、时间分配、资金设备投入计划，以及各项工作任务的验收方法和标准等。
（二）管理信息系统的系统分析
系统分析是管理信息系统开发过程中一个非常重要的环节。系统分析阶段的工作是在系统规划的基础上，对现行系统进行全面详细的调查，并分析系统的现状和存在的问题，建立目标系统逻辑模型，并为下一阶段的系统设计工作提供依据。
1.系统分析的主要任务
系统分析是要解决“系统做什么”，而不是“如何做”的问题。系统分析的结果是系统设计和系统实施的基础，是整个管理信息系统开发工作的一个重要阶段。系统分析阶段的主要任务和工作内容主要包括以下六个方面。
（1）分析用户需求。分析用户需求是分析用户在系统功能、性能、硬件配置等方面的需求，了解用户在开发周期、处理方式等方面的意向与打算。
（2）现行系统的详细调查。现行系统的详细调查是对现行系统做详细、充分和全面的调查，弄清现行系统的边界，组织机构，人员分工，业务流程，各种计划、单据和报表的格式、处理过程，企业资源及约束情况等，使系统开发人员对现行系统有比较深刻的认识，为新系统开发做好原始资料的准备工作。
（3）组织结构与业务流程分析。详细了解组织各层级的职能和有关人员的工作职责、决策内容对新系统的要求、业务流程各环节的处理业务及信息的来龙去脉，把系统的内在关系分析清楚。
（4）系统数据流程分析。在业务流程分析的基础上，分析数据的流动、
传递、处理与存储过程，用数据流程图进行描述，建立数据字典。
（5）建立新系统的逻辑模型。采用一组图表工具来表达和描述新系统的逻辑模型，使新系统的概貌清晰地呈现在用户面前，方便分析人员和用户针对模型进行交流讨论，在与用户充分交流的基础上使新系统的逻辑模型得到完善。
（6）提出系统分析报告。对前面的分析结果进行总结，编制系统分析报告。系统分析报告是系统分析阶段的成果和总结，也是下一阶段系统设计的工作依据。
分析阶段工作的质量是系统建设成功与否的关键。务必扎实做好分析阶段的工作，为系统建设打下良好的基础。2. 系统详细调查的内容与方法
系统的详细调查是对现行系统进行全面的调查和分析，弄清楚现行系统的运行状况，发现其薄弱环节。系统分析阶段的详细调查，涉及企业各个部门的各个方面，是一项深入、细致、详尽的调查，必须自上而下、从粗到细、由表及里地对现行系统的基本功能和信息流程进行详细调查。
（1）系统详细调查的内容。系统详细调查的内容大致包括以下五个方面。
1）组织结构调查
2）管理功能调查
3）业务流程调查
4）数据流程调查
5）其他情况调查。
（2）系统详细调查的方法。系统详细调查的方法主要包括五种。
1）问卷调查
2）个别访谈
3）跟班作业
4）开调查会
5）查阅资料。
3.组织结构与功能分析
组织机构与功能分析的工作内容是通过调查了解企业各机构间的内在联系，绘出企业的组织结构图对机构的职能进行分析，分析各机构设置是否合理，能否真正发挥应有的职能作用，找出存在的问题根据基于计算机管理的要求，提出调整机构设置的意见。
（1）组织结构图。组织结构图主要用来描述组织的总体结构以及组织内部各部分之间的联系，它把企业组织分成若干部分，按级别、分层次构成，并以树型结构显示，是一张反映组织内部之间隶属关系的树状结构图。
（2）功能结构图。系统功能结构调查的任务，就是要了解或确定系统的目标、系统功能的结构以及它们的关系。
功能是指完成某项工作的能力。每个系统都具有一定的功能，以组织结构图为背景，对调查资料进行整理，归纳出企业的部门与业务层次的功能，用树状图的形式描绘出来，就是功能结构图。功能要依靠组织中的各个机构来具体实现。因此，在理想情况下，功能和组织应该是一致的。但是由于客观情况的复杂性，在现行系统中，功能结构和组织结构并不能一一对应，这就要求我们在进行调查时要认真分析，加以划分。
在组织结构图、功能结构图都清晰后，还要弄清这些职能是如何在有关部门具体完成的，以及在完成这些职能时信息处理工作的具体情况。
4.业务流程分析
（1）业务流程调查的任务及方法。业务流程调查的主要任务是调查系统中各环节的业务活动，掌握业务的内容、作用及信息的输入、输出，数据存储和信息处理方法及过程等，对原系统业务处理过程的有关资料进行整理，用流程图的方式把具体管理活动和业务处理过程绘制出来。
业务流程调查一般是顺着原系统信息流动的过程逐步进行的。由于业务流程调查的工作量很大，而且非常烦琐，因此在系统调查过程中，系统开发人员与用户之间需要进行良好的沟通，保持密切的联系。通过耐心细致的工作，系统开发人员才能真正掌握现行系统的业务活动状况。通常用业务流程图反映现实的业务活动。
（2）业务流程图。业务流程图是业务流程的描述工具，一般使用规定的符号及连线来表示某个具体业务处理过程。绘制业务流程图是管理信息系统开发过程中分析业务处理过程的一个重要步骤。业务流程图按照业务的实际处理步骤和过程进行绘制。
业务流程图的画法目前还没有统一的标准，但基本大同小异，只是在一些具体的规定和所用的图形符号方面有所不同。不管采用什么标准和什么符号，其目的都是为了准确明了地反映业务流程。在同一个系统开发过程中，要采用统一的图形符号和标准来描述系统业务处理的具体方法与过程。
（3）业务流程分析。要对业务流程进行认真分析，目的是发现现行系统中存在的问题和不合理的地方，优化业务处理过程，以便在新系统建设中对问题或不足予以克服或改进。业务流程分析过程包括以下内容。
首先，对现行业务流程进行分析。对现行系统业务流程的各种处理过程进行分析讨论，看看原有的业务流程是否合理，产生不合理的业务流程的历史原因是什么。
其次，对现行业务流程进行优化。在现行业务流程中看看有哪些过程可以按计算机信息处理的要求进行优化，改进措施有哪些，改进会涉及哪些方面，流程的优化会带来什么利弊。
最后，确定新的业务流程，画出确定的业务流程图。
5.数据流程分析
（1）数据的收集与分析。数据收集和数据分析没有明显的界线。数据收集经常伴随着数据分析，而数据分析又常需要补充收集数据。
数据收集的主要渠道有现行的组织机构，现行系统的业务流程记录，现行的决策记录，内部各种报表、报告、图示等。
收集上来的数据是“原材料”，其中有些数据不能用作系统设计的依据。要把这些材料加工成系统设计可用的资料，就必须进行数据分析工作。数据分析包括以下四个方面。
1）围绕系统目标进行分析。先从业务处理角度来看，为了满足正常的信息处理业务需要，需要哪些信息，哪些信息是冗余的，哪些信息暂缺。再从管理角度来看，为了满足科学管理的需要，应该分析这些信息的精度如何，能否满足管理的需要。
2）弄清信息源周围的环境。要对数据进行分析，就必须分清这些信息是从现行组织结构中哪个部门来的，目前用途如何，受周围哪些环境影响较大。
3）围绕现行的业务流程进行分析。分析现有报表的数据是否全面，是否满足管理的需要，是否正确反映业务的实物流。
4）数据特征分析。数据特征分析是下一步设计工作的准备工作。数据特征分析包括数据的类型、长度、合理取值范围，以及数据业务量、重要性和保密程度等。
（2）数据流程图。数据流程图是一种能全面地描述系统数据流程的工具。它用一组符号来描述整个系统中数据的全貌，综合地反映数据在系统中的流动、处理和存储情况。
数据流程图有两个特征抽象性和概括性。抽象性是指数据流程图把具体的组织机构、工作场所、实物流都去掉，只剩下数据和数据存储、流动、使用以及加工情况。概括性则是指数据流程图把系统对各种业务的处理过程联系起来考虑，形成一个总体。
（3）数据字典。数据流程图用形象直观、容易理解的简单符号表示了相关的系统用“什么数据”去“做什么”，但并没有表明数据的具体内容。这就产生了一个问题，即不同的人员对同一数据的理解是否相同为了避免理解偏差，有必要对数据流程图的所有数据建立一个共同词汇表来表述这些数据的名称和组成，这就是数据字典（data dictionary）。
数据字典是在数据流程图的基础上，对数据流程图中的各个元素进行详细的定义与描述，起到对数据流程图进行补充说明的作用。数据字典的内容包括∶数据项、数据结构、数据流、数据存储、处理逻辑和外部实体等。
四、管理信息系统的设计、实施与开发
（一）管理信息系统的设计
1.系统设计的任务与原则
系统设计是在系统分析的基础上，按逻辑模型的要求，科学合理地进行系统的总体设计和详细设计。系统设计应遵循系统性、灵活性、可靠性和经济性的原则。系统设计阶段的主要任务包括总体设计、详细设计和编制系统设计报告或说明书等。
（1）总体设计。系统的总体设计主要包括功能结构设计和系统物理配置方案设计。功能结构设计将整个系统划分为若干具有相对单一性的独立功能模块，这样更易于设计实现。系统物理配置方案设计是构建一个信息系统实现及运行的物理平台。
（2）详细设计。系统的详细设计是对总体设计中的具体任务选择适当的技术手段和处理方法。详细设计主要包括代码设计、数据库设计、用户界面设计、处理流程设计、制定设计规范等。
（3）编制系统设计报告或说明书。系统设计报告或说明书是系统设计阶段的成果，用以说明系统设计的指导思想、采用的技术方法和设计成果，是系统实施阶段工作的主要依据。
2.系统物理配置方案设计
系统物理配置方案设计主要包括计算机硬件的选择、计算机软件的选择以及网络的设计和选择。
（1）计算机硬件的选择包括客户端计算机、服务器、打印机等设备机型和数量的选配。当前的信息系统大多是基于服务器的客户机/服务器或浏览器/服务器结构的网络系统，客户端计算机和服务器因技术已相当成熟而选择比较简单，一般的大型计算机制造企业的品牌个人微型计算机和服务器都适用。硬件的采购可以通过招标方式进行。
（2）计算机软件的选择包括操作系统的选择、数据库管理系统的选择、开发工具的选择等。操作系统是统一管理计算机软、硬件资源的系统软件，常见的操作系统有UNIX、Mac OS、Windows系列等。选择数据库管理系统时应考虑硬件条件、应用需求和系统规模，常用的数据库管理系统有Ora-cle、DB2、Sybase、SQL Server、Visual FoxPro和Access等。开发工具的选择首先要依据信息系统的总体结构设计，当前基于结构的开发工具有Power Builder、Visual Basic、Delphi、C Builder 等，基于浏览器/服务器模式的开发工具有ASP、ASP.NET、JSP、PHP等，具体使用哪一种工具主要取决于开发人员对这些工具的熟悉程度。
（3）网络的设计和选择主要包括网络拓扑结构的设计、网络逻辑设计、服务器操作系统的选择。
1）网络拓扑结构的设计。网络拓扑结构是指网络上的通信线路以及各个计算间相互连接的几何排列或物理布局形式。目前常用的网络拓扑结构有总线型、环型、混合型等。网络拓扑结构的设计应根据应用系统的地域分布、信息流量等综合考虑。
2）网络逻辑设计。通常要先按部门职能将系统从逻辑上分为各个分系统或子系统，然后按需要配备主服务器、主交换机、分系统交换机、子系统集线器、通信服务器、路由器和调制解调器等。
3）服务器操作系统的选择。服务器上的操作系统一般选择多用户网络操作系统。
3.代码设计
代码是用来表示事物名称、属性、状态等的符号。代码设计的目的是为了方便计算机对信息进行归类和处理，是为数据模型逻辑设计做准备。代码设计在系统分析阶段就应该开始。由于代码的编制需要仔细调查和多方协调，是一项很费事的工作，需要经过一段时间，在系统设计阶段才能最后确定。
代码一般用数字、字母或它们的组合来表示。
（1）代码的功能。
1）标识。代码是鉴别编码对象的唯一标志。
2）分类。当将编码对象按其属性或特征（如工艺、材料、用途等）分类，并向其赋予不同的类别代码时，代码可作为区分编码对象类别的标志。
3）排序。当将编码对象按其产生的时间、所占有的空间或其他方面的顺序关系分类，并向其赋予不同的代码时，代码可作为编码对象排序的标志。
4）特定含义。由于某种客观需要采用一些专用符号时，此代码又可提供一定的特殊含义。
5）代码是人和计算机的共同语言，是两者交换信息的工具。
（2）代码设计的原则。代码设计时应遵循唯一性、规律性、简洁性、通用性、合理性、稳定性、灵活性的原则，做到唯一、有逻辑规律、短小简洁，符合通用标准，符合编码对象的实际情况和特征，稳定持久，可随系统的发展而扩充或变化。
（3）代码的种类。
1）顺序码。顺序码（或称系列码），是一种用连续数字代表项目名的编码。例如，00学校、01数学系、02物理系。这种编码的特点是码的位数少，一个项目一个连续号，处理容易，设计和管理也容易。如果要追加编码，只需要在连续号的最后添加一个号即可。但这种编码缺乏分类组织，在项目比较多的时候，编码的组织和体系性较差。除了起序列作用之外，顺序码本身并无意义。
2）区间码。区间码把数据项分成若干组，每一区间代表一个组，码中数字的值和位置都代表固定的含义。典型的区间码的例子是我国的行政区代码和邮政编码。区间码的特点是信息处理比较可靠，检索、分类和排序都很方便。但这种码的长度与它的分类属性有关，有时可能会出现代码很长的情况，同时维护也较困难。
3）表意码。表意码（或称助记码）是把直接或间接表示编码化对象属性的某些文字、数字、记号原封不动地作为编码。例如，CM厘米、MM 毫米、KG千克。这种编码的特点是见码知意，易记、易理解。但随着编码数量的增加，其位数亦需增加，从而给处理带来了不便。表意码适用于物质的性能、尺码、重量、容积、面积和距离等。
4）合成码。合成码是把编码对象用两种以上编码进行组合，可以从两个以上的角度来识别、处理的一种编码。它可以由多个数据项或字段构成，每个数据项或字段分别表示分类体系中的一种类别。这种编码的特点是容易进行大分类、增加编码层次，可以从多方面去识别，做各种分类统计非常容易，但位数和数据项个数较多。
（4）代码的校验。为了保证重要代码被正确输入，人们常常有意识地在编码设计结构中原有代码的基础上，另外加上一个校验位，使它事实上变成代码的一个组成部分。校验位通过事先规定的数学方法计算出来。代码一旦输入，计算机会用同样的数学运算方法按输入的代码数字计算出校验位，并将它与输入的校验位进行比较，以证实输入是否有错。比较典型的校验代码示例是身份证号码的最后一位校验码。
4.数据库设计
数据库设计是根据用户的需求，在某一具体的数据库管理系统上，设计数据库的结构和建立数据库的过程。数据库设计包括需求和约束分析、概念结构设计、逻辑结构设计、物理结构设计四个阶段。
5.用户界面设计
用户界面是人、机交互的重要界面，其设计应该遵循可靠性、简单性、易学与易用性、立即反馈性等原则，在设计中，要树立用户第一的观念，实现界面友好的理念必须融入系统开发的全过程，同时采用软件开发技术改善界面友好性。主要设计内容包括四个方面。
（1）菜单。菜单是传统的系统功能选择操作方式，使用菜单方式可使整个界面清晰、简洁。菜单主要有下拉菜单、弹出菜单等形式。
（2）图像。在用户界面中，加入丰富多彩的画面能够更加形象地为用户提供有用的信息，达到可视化的目的。
（3）对话框。在系统必要时，通过在屏幕上显示出的一个矩形区域内的图形和正文信息，即对话框实现用户和系统之间的联系。
（4）窗口。通过窗口可显示观察业务操作的全部或一部分内容，并可对所显示的内容进行规定的文本和图形操作。
6.系统设计报告
系统设计阶段的最终成果是写出系统设计报告或设计方案。系统设计报告既是系统设计阶段的工作成果，也是下一阶段系统实施的基础。它主要包括以下几个方面的内容。
（1）摘要系统的目标名称和功能等的说明。
（2）背景、项目开发者用户、本项目和其他系统或机构的关系和联系。
（3）系统环境与限制硬件、软件和运行环境方面的限制，保密和安全的限制，有关系统软件文本，有关网络协议标准文本。
（4）物理系统配置方案报告硬件配置设计、通信与网络配置设计、软件配置设计、机房配置设计。
（5）代码设计各类代码的类型、名称、功能、使用范围和使用要求，代码校验位等的设计说明书。
（6）输入输出设计及人机对话设计输入项目、输入要求，输出项目、输出要求，对话界面风格、对话类型等。
（7）文件（数据库）设计说明概述、需求规定、运行环境要求、概念设计、逻辑设计、物理设计。
（8）安全保密设计。
（9）系统实施计划及说明。
（二）管理信息系统的实施与开发
1.管理信息系统实施概述
管理信息系统实施阶段需要投入大量的人力、物力和财力，实施的任务繁杂，占用时间较长。对系统实施的负责人来讲，主要是做好组织、计划与协调工作。
管理信息系统实施的任务主要包括硬件的购置及其安装连接、软件的购置及其安装调试、程序设计、测试与优化、人员培训、数据准备与录人、系统切换等。
2.系统环境的准备与实施
任何管理信息系统的运行都离不开特定的系统环境，这个环境一般包括硬件环境和软件环境两个方面。根据系统建设目标，完整的系统环境配置方案最好在系统设计阶段就完成，在实施阶段付诸实现。管理信息系统环境的准备包括硬件设备的购置（租赁）、安装与连接，以及系统软件的购置、安装及调试等。
3.管理信息系统的开发
管理信息系统的软件开发是一项复杂的系统工程，开发结果受到数据库设计、应对业务、项目控制、人员管理和计算机技术等多方面因素的影响。系统开发常常遇到一些问题做出来的系统不符合要求，需要大量修改开发工作进度难以控制，工期一拖再拖有些通过了验收的项目也难逃因在实际使用过程中搁浅而被束之高阁的厄运。这些充分说明管理信息系统开发的成功不仅需要技术的保证，更需要项目的有效组织和管理。
（1）制定开发规范。为保证管理信息系统的协调性、统一性和连贯性，在开发之前必须制定与系统开发方法相配套的、严格而详细的开发规范。系统开发规范的内容主要包括系统设计规范、程序编写规范和项目管理规范等。
1）系统设计规范规定了数据库文件、字段、变量、函数以及文档命名所采用的规则，软件界面的标准和风格，各类报表的输出格式等。尤其要强调的是对公共部分的约定，如数据库文件名、库内字段数量、公用函数等，一旦确定，组内任何人员都不得随意增加、删除或修改。若确实需要修改，须书面报经项目组负责人审批同意，并建立文件存档，同时要把修改结果及时通知项目开发相关人员，不能遗漏。
2）程序编写规范既要约定程序、变量、函数的命名规则，还要对应用程序进行分类，如可将程序分成代码维护类、业务处理类、业务查询类和统计报表类等，并给出各类应用程序的标准程序流程，必要时可编制出标准程序。
3）项目管理规范规定了项目组中各类开发人员的职责和权力，开发过程中各类问题（如设计问题、程序问题等）的处理规范和修改规则，开发工作的总体进度安排和奖惩措施等。
（2）合理的人员构成与管理。管理信息系统的开发工作具有鲜明的整体协作和艺术创造等特性，因此，系统开发成功必须要有一个结构合理、团结协作的开发小组。一般来说，开发小组应包括项目负责人、系统分析员、系统设计员、程序员、测试人员和必要的后勤保障服务人员。大型项目的负责人应具有丰富的项目管理经验和数据库设计经验，另外还须对用户的实际业务有较全面和深入的理解。
（3）严格监控开发进度。由于影响系统实施进程的不确定性因素太多，为了管理好项目进度，首先要制订一个可行的项目进度计划。一开始，项目进度计划只能根据项目的内容、工作量和参加人员进行大致的估算，包括系统分析和设计时间。编程、测试时间和文档编制时间。估算时应根据业务复杂程度加入一些缓冲时间。系统分析、设计完成后，根据程序清单可估算出每个程序的编程时间（根据程序类型和复杂程度），并在此基础上尽量做到准确和细致估算。实际上项目进度计划是一个由粗到细、不断调整的计划，每周要将项目进度情况与项目进度计划进行对比。对于拖延了的工作，若无充分理由，应督促有关人员通过加班或提高工作效率赶上进度若有正当理由，在无法赶上进度的情况下可以修改进度计划，申请延期。
4.管理信息系统的测试
测试是系统开发的一个重要环节，同时也是保证管理信息系统软件质量的重要工作。由于系统测试的工作量很大，技术要求高，耗时较长，因此，必须事先做好测试的准备工作，编写测试计划，协调好测试人员及测试时间。在测试时要做好测试记录，写出测试报告。
（1）测试过程。在测试进行过程中，需要对整个过程进行有效的管理，以保证测试质量和效率。一个规范的测试过程通常包括以下基本活动。
1）制订测试计划
2）编制测试大纲
3）设计和生成测试用例
4）实施测试
5）生成测试报告。
（2）测试步骤。通常软件开发的过程是自顶向下的，而测试软件正好相反，是自底向上、逐步集成的。从软件测试的步骤来看，管理信息系统测试也是由一系列的不同测试所组成，测试的步骤可以分为单元测试、集成测试、确认测试、系统测试。
（3）测试方法。软件测试的方法多种多样。从是否需要执行被测试软件的角度看，可分为静态测试和动态测试。从测试是否针对系统的内部结构和具体实现算法的角度看，通常可分为黑盒测试和白盒测试。
1）黑盒测试。黑盒测试也称功能测试或数据驱动测试，是在已知产品所应具有的功能基础上通过测试来检测每个功能是否能正常使用。在测试时，无须考虑软件内部的运作原理，直接把软件看作一个黑盒子，通过各种输入并观察软件的各种输出结果来发现软件存在的缺陷。
从理论上讲，黑盒测试只有采用穷举输入测试，把所有可能的输入都作为测试情况考虑，才能查出程序中所有的错误。实际上测试情况有无穷多个，这样看来，完全测试是不可能的，所以黑盒测试必须有针对性并能够加以量化，才能真正保证软件质量。而测试用例的设计方法就是将测试行为具体量化的方法之一。黑盒测试用例的设计方法包括等价类划分法、边界值分析法、错误推测法、因果图法、判定表驱动法、正交试验设计法、功能图法、场景法等。
2）白盒测试。白盒测试也称结构测试或逻辑驱动测试，是按照程序内部的结构测试程序，通过测试来检测产品内部动作能否按照设计规格说明书的规定正常进行，检验程序中的每条通路是否都能按预定要求正确工作。这一方法是把测试对象看作一个打开的盒子，测试人员依据程序内部逻辑结构相关信息，设计或选择测试用例，对程序所有逻辑路径进行测试。通过在不同点检查程序的状态，确定实际的状态是否与预期的状态一致。
5.管理信息系统的上线与切换
系统测试完成验收合格后，对第一次使用管理信息系统的业务，就可以直接上线使用了，这称为系统上线。对之前已经使用旧有管理信息系统的业务，就有一个新旧系统的交替过程，这称为系统切换。
（1）系统上线或切换前的准备工作。
1）数据准备。要把原来保存在个人 Excel或者旧系统中的数据整理出来，其工作量是比较大的，此外还要把整理出来的数据转化为新系统所要求的格式。进行这项工作的人员，必须了解新系统的设计，并对这一切换的方式、原则十分清楚，否则就会出问题。即使找部分录入员或其他人员来帮忙，也需要有能掌握全局的人员来组织管理并及时处理各种意外情况。在数据整理出来、录人人员把数据送人机器后，必须进行种种校验。
2）用户培训。由于系统切换工作涉及较多的人力、物力和财力等，所以整个过程要有计划、有组织地进行，用户方的系统管理人员和操作人员的培训就是重要一环。系统管理员、操作员必须认真学习系统的操作过程和工作过程，学习如何充分应用系统的功能较好地完成职责工作。针对不同的用户，可以进行不同层次的培训。对于操作员，应着重于培训操作过程和操作规则对于管理人员，应着重于培训数据的获取以及数据决策对于系统管理人员，应着重于系统技术培训，使他们掌握各种技能，以保证整个系统的正常运行。
（2）系统切换的方式。系统切换的方式有直接切换、平行切换、逐步切换等。
1）直接切换。直接切换是在某一规定的时间直接用新系统替代旧系统，中间没有过渡阶段。这种方式简单、费用少，但风险性大。一旦新系统在运行过程中发生严重问题，将造成无法挽回的损失。这种方式不适用于重要系统。即使对于一般系统，使用时也应采取预防性措施，在系统业务量少或没有业务时切换，一旦新系统出现问题，旧系统能立即启用。
2）平行切换。使用平行切换时，新旧系统切换有一个同时运行的过程。同时运行时间的长短，要根据业务状况及系统运行状况而定，一般需半年到一年。在确保新系统正常运行后，旧系统才能停止使用。这是一种安全无风险的切换方式。同时，可以进行新旧系统的比较，发现和改正新系统的问题。但这种方式需要额外增加工作人员以及各种系统支持的资源及费用，从而导致费用太高。
3）逐步切换。逐步切换是新系统分期分批地替代旧系统，直到最终替换旧系统。这种方式既可以避免直接切换的风险，又可避免平行切换时费用高的问题。逐步切换方式常用于大系统或较为复杂的系统的切换，但必须事先考虑好新旧系统的接口。当新旧系统差别太大时，不宜采用这种方式。在实际中，系统切换可以采用几种方式配合使用。例如，不重要的系统部分采用直接切换，而重要的系统则部分采用平行切换。在系统的切换过程中，要根据系统运行中出现的问题进行修改、调试，使新系统不断完善。
五、管理信息系统的管理与维护
（一）管理信息系统的管理
1.系统管理的组织机构
为了做好系统管理，必须选择政治素质好、业务方面能胜任、具备管理和计算机技术的复合型人才，组成信息系统维护小组，来维护系统的运行。这个维护小组可以由管理信息系统的项目建设小组转变而来，应该包括程序设计人员、系统维护和管理人员，以及内部数据整理、审核管理人员和日常业务的操作人员。在企业内部管理信息系统维护小组一般主要由信息管理部门和业务管理部门的人员组成。
（1）信息管理部门职责
1）在企业最高层领导下，主持制定修改企业信息资源开发、利用和管理的全面规划。
2）负责主持信息系统项目建设。
3）起草发布企业信息管理有关规章制度、标准、规范并监督实施。
4）负责信息管理与信息技术人员的招聘、选拔与培养。
5）负责管理信息系统开发、利用与管理所需资金的预算与筹措。
6）解决系统运行过程中出现的各类技术问题和故障。
（2）业务管理部门职责
1）负责使用系统进行业务管理操作，帮助用户使用系统，并解决业务流程中发生的管理性问题。
2）提出系统运行和使用的建议和意见。
（3）用户和角色
在系统中进行管理操作和业务操作的人员，统称为“系统用户”。用户被赋予独一无二的用户名和密码，便于用户登录使用。系统可以根据用户名记录每个用户在系统中的使用操作情况。
为保持合理的内部牵制，形成互相制约、互相监督的机制，应该对不同用户的使用权限予以明确，每个职权都要按照业务需要严格制约。拥有所有权限的用户被称为“超级用户”。为防止无意差错和有意舞弊事件的发生。严禁在独自一人的情况下，使用“超级用户”进行操作。
为了更好地分配权限和相互制约，通常需要赋予用户单独的“角色”。每个“角色”的权限可以事先设定好，比如负责招聘的招聘经理A，可以将他的用户名设定为AA，密码为123456，同时赋予他“招聘经理角色”。而“招聘经理角色”涵盖了招聘工作所需要的所有权限，无论哪个用户拥有了“招聘经理角色”，他都会得到招聘经理的工作权限。同时，为了保持业务的独立性和权限的规范性，招聘经理A在没有被赋予“绩效经理角色”时，就无法操作绩效经理B对应的“绩效经理角色”权限下的各项业务。
良好的系统管理必须明确责任，对系统用户、角色权限进行实时的监督管理，防止任意新建用户和随意分配角色、权限的现象发生。
2.系统的文档管理
管理信息系统的文档是系统开发过程的“痕迹”。在管理信息系统的建设过程中要加强对文档的管理，使文档管理实现制度化、标准化、一致性和可追溯性。
在总体规划、系统分析、系统设计、系统实施、系统测试等各项工作完成后，应有一套完整的文档资料，它记录了系统开发的全过程，是系统开发人员的工作依据，也是用户运行、维护管理信息系统的依据和指南。要将文档资料准备齐全，形成正规的文件。
管理信息系统文档管理的主要工作包括四项。
（1）文档管理的制度化和标准化。制定一整套文档管理制度，其内容应包括∶明确文档留存的种类、格式规范，明确文档管理人员，明确文档的设计、修改和审核的权限，制定文档资料管理制度。
（2）保证文档管理的人员稳定和交接有序。项目小组应设文档组或至少一位文档管理人员，负责集中保管项目的书面文档和电子文档。文档管理人员出现工作调动时，应保障新的人员工作交接及时、全面和准确。
（3）维护文档的一致性。在留存的文档内容有变更时，文档管理人员应随时修订，并按照提议、审核、批准和实施等步骤严格控制，谨慎修订。
（4）维护文档的可追溯性。信息系统的开发是动态的，系统修订有个过程。系统开发的产品是软件，即程序加文档。程序是供计算机执行的指令，可读性差。文档可以记录系统的动态修改内容，并分不同的版本实现。
3.系统的安全管理
管理信息系统的安全通常包括两个层次的含义一是管理信息系统的数据与信息的安全二是管理信息系统自身的安全。一般来说，计算机系统要保护的客体包括重要的业务数据、敏感的业务数据、系统资源、网络资源等。访问计算机系统的主体包括内部合法用户、内部其他用户、合作伙伴、竞争对手、黑客等。为了保证计算机系统的安全，必须保证计算机系统在以下四个方面的完整性应用完整性、用户完整性、系统完整性、网络完整性。
管理信息系统的安全管理是指为了防范意外或人为破坏管理信息系统的运行，或非法使用信息资源，而对管理信息系统采取的安全保护措施。与管理信息系统安全性相关的因素主要有以下七种。
（1）自然及不可抗拒因素，指地震、火灾、水灾、风暴以及社会暴力或战争等。这些因素将直接危害管理信息系统实体的安全。
（2）硬件及物理因素，指系统硬件及环境的安全可靠，包括机房设施、计算机主体、存储系统、辅助设备、数据通信设施以及信息存储介质的安全性。
（3）电磁波因素。计算机系统及其控制的信息和数据传输通道，在工作过程中都会产生电磁波辐射，在一定地理范围内用无线电接收机很容易检测并接收到，这就有可能造成信息通过电磁辐射而泄露。另外，空间电磁波也可能对系统产生电磁干扰，影响系统正常运行。
（4）软件因素。软件的非法删改、复制与窃取将使系统的软件受到损失，并可能造成泄密。计算机网络病毒也是以软件为手段侵入系统进行破坏的。
（5）数据因素，指数据信息在存储和传递过程中的安全性。这是计算机犯罪的主攻核心，是必须加强安全和保密的重点。
（6）人为及管理因素，涉及工作人员的素质、责任心以及严密的行政管理制度和法律法规，以防范人为的主动因素直接对系统安全造成威胁。
（7）其他因素，指系统安全一旦出现问题，能将损失降到最小，把产生的影响限制在许可的范围内，保证迅速有效地恢复系统运行的一切因素。
为避免以上问题，应重点在管理信息系统的管理者和用户层面广泛树立正确的系统安全指导思想，建立一套科学的管理制度，主要包括机房管理制度、操作管理制度、密码权限管理制度、数据档案管理制度、防病毒管理制度等。
（二）管理信息系统的维护
系统的维护是一项长期的技术性工作，关系到管理信息系统的运行效率和使用寿命，必须认真对待，加强领导。
1.系统维护的类型
一般系统维护主要包括系统的正确性维护、适应性维护、完善性维护和预防性维护。其中，正确性维护是改正在系统测试阶段未发现的系统错误适应性维护是为适应内外环境变化而进行的修改完善性维护是为扩充功能和改善性能而进行的修改预防性维护是根据业务预判情况，主动对还具有使用寿命的系统进行前瞻性的修改和维护，目的是减少后期的维护工作量、维护时间和费用。
2.系统维护的内容
（1）程序维护。程序维护是指因业务处理的变化使系统业务出现故障时，修改部分程序，以保障系统能够正确运行。
（2）数据文件的维护。数据文件的维护是指因业务处理的变化，需要建立新文件，或者对现有数据文件进行修改（不包括正常更新）。主要维护工作有以下三个方面。
1）数据文件的安全性、完整性控制。数据文件（数据库）的安全性是指保护数据库，防止不合法使用造成的数据破坏、泄露或更改。在系统中，安全措施是逐级逐层设置的。
3）数据库的重组织与重构造。数据库运行一段时间后，随着记录不断增加、删改，其物理存储会损坏，其存储空间的利用率和数据的存取效率会降低。这时就需要对数据库重新组织，修改数据库的逻辑结构，如增加数据项等。若应用环境变化太大，则只能重新设计数据库，即数据库重构造。
3.代码的维护
随着系统的变化，当旧的代码不能适应新的要求时，就需要修改旧的代码体系，制定新的代码体系。代码维护的困难在于新代码的贯彻，而不是代码本身的变更。除了代码管理部门外，其他部门管理人员都要负责贯彻使用新代码。
4.机器、设备的维护
机器、设备的维护包括日常的保养和发生故障的修复工作。
六、人力资源信息系统的设计与应用
（一）人力资源信息系统的任务与作用
1.人力资源信息系统的任务
人力资源信息系统（EHR）是管理信息系统在人力资源管理领域的实际应用。该系统的主要目的和任务是帮助企业对人力资源日常工作实现计算机管理，提高效率，提升管控能力和服务能力，逐步实现人力资源管理的程序化、标准化、规范化、便捷化，能够为人力资源管理人员的工作提供支持，为领导层决策以及员工了解其关心的问题提供帮助。
2.人力资源信息系统的作用
从人力资源信息系统的任务不难看出，人力资源信息系统的基本作用包括以下四点。
（1）优化工作流程。成熟的人力资源信息系统在管理流程和管理思想上吸收了先进的人力资源管理理念和最佳管理实践的经验，可以对实际工作形成借鉴，帮助人力资源管理人员改进工作流程，规范管理。
（2）提高效率。人力资源信息系统可以用来处理所有定量的问题，比如员工考勤、薪资计算等。较之手工管理，信息技术的应用降低了事务性工作占用人力资源管理人员工作时间的比例，提高了人力资源管理部门的工作效率，从而可以使他们有更多时间思考战略层面的问题。对于重复性劳动越多、人员数量越大的企业，这种效率提升越明显。
（3）提高数据准确性。传统手工信息记录经常因人力资源管理人员自身责任心、人员交替、办公地点变化等原因，导致出现记录信息有误、真假信息难辨、信息丢失等问题，以及因历史数据、横向对比数据记录口径不一致所引发的问题，导致数据出现失真、不客观等问题。人力资源信息系统通过系统内部信息之间的钩稽关系和系统自动计算功能，提高了数据的准确性，保证了数据的真实性。
（4）提升决策和管控水平。人力资源信息系统的应用为人力资源信息提供了整合平台，人力资源信息的及时性、全面性得到了空前提升，这也为加强人力资源决策的有效性，制定更加具有针对性的激励机制，加强对下属单位的个性化管理等提供了便利条件，提升了决策和管控水平。
（二）人力资源信息系统的规划与分析
在进行人力资源信息系统的规划与分析前，应着手组建项目建设小组，明确项目建设的负责人。
1.人力资源信息系统的初步需求分析
在准备着手建设人力资源信息系统之前，应初步整理出所需的功能需求和业务需求。一般情况下，一套人力资源信息系统主要的功能需求包括六个方面。
（1）组织机构管理。实现多维度、多层次的组织机构管理，提供组织机构信息维护、统计分析功能，处理各组织机构的新建、合并、撤销业务，保存组织演变的历史并支持输出直观、多样的组织机构图。
（2）员工管理。实现员工从进入企业直到离开企业的一切人力资源管理活动（包括入职、转正、岗位变动、离职等）所发生的信息变化结果的信息记录（包括基本信息管理、人事履历管理、档案管理、人事变动管理、人事报表打印、劳动合同管理、学历管理、技术资格管理等），以及对员工异动过程的管理。
（3）薪酬福利和时间管理。可以根据不同政策，设置并计算由于年假、事假等带薪假期以及迟到、早退、旷工等形成的对薪资的扣减，提供对企业员工薪资标准的设定，员工薪资定级、调整、核算发放，存储薪资发放历史信息，提供查询和生成报表。在薪资发放结束之后，可以生成个人工资条和单位记录台账。
（4）招聘管理。实现招聘计划的制订和实施、人才库的管理和人员甄选面试的过程和结果的记录，支持企业外部人员应聘和内部员工竞聘的招聘模式。可通过专业招聘网站的接口，实现本企业官网的职位发布联动和简历的获取。系统可记录笔试、面试成绩，进行录用审批和确定录用人员，提高招聘效率。录用应聘者后，相关信息可以直接转换为员工信息。
（5）教育培训。实现各类职业技能鉴定及从业资格等信息维护、查询、统计功能，并对培训工作中涉及的课程、资源、渠道、讲师、费用等相关信息进行分类管理。完成各类培训报表的统计、分析工作。
（6）绩效管理。对企业各员工工作业绩与行为等方面进行评测，使企业做到具有统一的量化考核指标，绩效与薪资对等，业绩监控变成可量化的管理，同时为用人方面提供参考数据。支持360度评估和关键绩效指标（KPI评估）等不同考评方法，提供部门及企业内整体员工考核得分汇总、员工得分明细表等报表。
通过初步需求分析梳理，特别是对关键需求予以明确后，应整理出初步需求文档，并与人力资源有关领导和同事确认。
2.人力资源信息系统的规划与合作方选择
在需求基本明确后，项目建设小组应进行初步规划，明确系统涵盖的信息范围、单位及人员范围、时间周期及内部组织保障方式。企业要通过内部发文聘任、授权、制度保障等方式提高项目建设小组的公信力，为项目建设破除阻碍。
项目建设小组应将需求整理为招标文档，用于选择软件合作方。在软件选择方面，国外人力资源管理系统公司相对于国内人力资源管理系统公司的优势主要体现在前者具有雄厚的经济实力，在技术力量的培养、研发、市场推广等方面大力投入具有一定实力的包括硬件厂商、数据库公司、咨询公司在内的合作伙伴，形成很强的实力联手格局设计思想蕴含了先进的管理理念和先进的开发技术起步较早，完整性和成熟度高，能开发出适用于不同行业的解决方案。其主要劣势体现在由于文化、政策法规与管理实践方面的差异性，国外软件中的一些功能模块不符合中国的国情，难以满足国内企业的特殊业务需求软件费用普遍太高二次开发对用户要求比较高，特殊业务功能的扩展难度较大长期的售后服务难以得到可靠保证。
近年来，国内人力资源管理软件已有相当大的发展，并且已具备一定的规模，逐步缩小了与国外软件的差距，但是在大型企业的应用上还不尽如人意。然而国内软件对国有企业的管理适应度更好，费用相对较低，在各行各业的普及能力与国外软件相比具有一定的竞争优势。
3.人力资源信息系统的详细调查与流程分析
人力资源信息系统的详细调查也称系统调研，应由项目建设小组与软件合作方共同参与，并应尽量吸纳后期参与信息系统项目建设、运行和使用的人员参与，同时应做好相关单位负责人的协调，确保调研工作的顺利进行。调研主要有以下内容需要确认。
（1）调研单位及对象。调研的单位一般应尽量覆盖有业务特色的各单位及部门，防止出现业务和流程特殊性被遗漏的情况。调研对象一般是各单位及部门了解全面情况、对细节掌握清楚的领导和人员，比如目标客户、相关系统负责人、业务领导、技术专家等。
（2）调研内容。调研内容分为现状调研和需求调研两部分。现状调研包括业务现状和数据现状调研。需求调研包括业务需求、数据需求、流程需求、功能需求和标准需求等内容。
（4）需求分析与确认。需求分析的具体任务包括确定对系统的功能要求、性能要求、运行要求和其他要求分析系统的数据要求以及数据的逻辑关系通过系统功能需求和数据逻辑建立系统的详细逻辑模型初步拟订项目开发计划，编写用户手册概要确认并编写系统需求分析说明书。
在此基础上，要将人力资源管理业务进行梳理，画出招聘、培训、薪酬、绩效考核等各业务的业务流程图和数据流程图，并结合现状和需求进行流程的分析和优化，出具调研报告。
为避免浪费后期投入的资源和时间，调研和流程分析与优化工作要尽量细致，业务相关人员参与度要尽量深，需求梳理要细致人微，业务流程图和数据流程图要详细。在确认后，调研小组要让提出需求的相关人员书面签字确认，并明确责任。
（三）人力资源信息系统的设计、实施与开发
在调研和需求分析都确认后，应着手思考和计划人力资源信息系统的设计、实施与开发工作，并以制定发布人力资源信息系统建设设计方案的方式予以确认。
1.人力资源信息系统的设计
人力资源信息系统的设计主要包括代码设计、信息字段设计、用户界面设计、数据库设计、统计报表设计等。
（1）代码设计。主要包括对组织机构代码的设计、岗位代码设计、员工工号代码设计等。这些代码是组织管理的基本元素，在系统中起到独一无二的作用。比如员工工号代码可以按入职时间顺序排列，如Y00001，Y可以代表员工，000001是六位阿拉伯数字，设置六位阿拉伯数字意味着最多能到百万名员工。
（2）信息字段设计。主要包括员工信息、薪酬、招聘等各模块均需要的信息字段，比如员工的身份证号、姓名、性别、职务、级别等。考虑到统计的需要，需对员工的身份做多种标识，比如工资关系、人事关系、党组织关系隶属的情况，这些标识字段也要同时设计。
（3）用户界面设计。可以找美工对信息系统的界面进行设计，使界面达到美观、简洁、清晰、布局合理的效果。用户界面设计包括流程节点、控制点、窗口及按钮等的设计，这些设计的依据是具体业务流程的需要和功能需要。
（4）数据库设计。数据库主要考虑数据量大小和价格，使用合适的数据库软件，以及合适的中间件（转换软件）。
（5）统计报表设计。主要是对日常管理所需报表和查询功能予以梳理后，在信息系统中进行设计固化。报表功能通常需要耗费时间进行逻辑关系设计，设计完成后也需要反复验证修改才能确定。
2.人力资源信息系统的实施
（1）环境的配置。环境配置主要包括硬件和软件购买配置。这部分内容详见本节“管理信息系统的设计”部分，此处不再赘述。
（2）系统的配置。系统配置主要是指根据所在单位的现状，对人力资源信息系统的参数进行配置，主要包括设置组织代码规则、架构规则、业务参数规则、数据显示规则、预警规则等。系统配置要在人力资源信息系统调研报告的基础上进行。
（3）数据收集、输入。按新系统要求的格式，对过去人力资源各项信息予以收集、整理并导入或录入。对于管理不完善的企业，这是一项比较费时费力的工作。对于已经有成熟旧系统的企业，可以使用旧系统导出数据后，再以合适格式将数据导入新系统。
3.人力资源信息系统的开发
在选择成熟的标准人力资源信息系统软件的基础上，依然会出现部分功能无法满足现状的情况，这就需要进行软件再开发，主要包括功能开发、按钮开发、查询开发、报表开发等。再开发后的人力资源信息系统相当于在标准信息系统的基础上打了个补丁，再开发的补丁代码有可能会与标准版本信息系统中的某些代码冲突，引起系统错误或死机。因此，开发功能要在测试环境中进行反复检测通过后，方能正式安装。
项目建设小组也可以采取从零开始，直接进行全面开发新系统的方式，但应全面规划系统的框架、结构和功能，借鉴成熟软件的构架方式予以开发，反复测试后再上线使用。一般来说，全面开发的信息系统与企业的管理实际更加接近和贴合，更具有管理针对性。
（四）人力资源信息系统的应用与维护
1.人力资源信息系统的上线应用
在人力资源信息系统实施开发工作完成后，要首先建立信息系统的数据模拟测试环境，将信息系统安装到测试环境中试用。发现问题后要及时修改完善，之后就可以正式上线了。
系统安装后，要及时配置用户名、密码和角色权限。一般情况下，系统管理员需要由精通信息系统、精通人力资源管理、忠诚可靠、保密性强的员工来担任。系统管理员要通过集中分配或授权分配等方式，把权限分配给各个层级的人力资源管理人员，同时建立用户管理、角色管理的规则。
2.人力资源信息系统的维护
在信息系统正式上线后，要及时对信息系统进行有效维护。项目建设小组要负责建立人力资源信息系统管理制度，规范各类信息的收集、变更、统计上报等规则。这为所有信息系统的使用者提供了工作依据，同时对数据备份和杀毒等问题提出明确要求还要编写、分发《人力资源信息系统使用手册》，用以指导各类用户操作系统。
应明确系统维护人员的职责。比较好的方式是以项目建设小组为基础，组建项目维护小组，对各类职责明确到人，同时制定应急处置预案，从而应对系统运行过程中发生的突发事件。
