在EXCEl的实际运用中，经常会遇到编号的问题。比如小Z童鞋在最近的工作中遇到了这样一个问题，单位发布公文，给公文编号。由于公文有不同的类型，编号由于类型不同，所以没有绝对的联系，每次编号，都得回看上次的编号位置，如图：
按照单位要求，公文编号人事为1，综合为2，后勤为3，然后各自按顺序编号，小Z童鞋就在思考，可否让EXCEL自动编号呢？
我们分析一下编号，2018213，前4位是当前的年份，第5位是公文类型，6和7位是公文编号。这里我们可以利用文本连接符”&”，以及IF判断还有COUNGIF计数来进行综合完成。
首先我们利用数据验证，完成公文的类型选择，操作如下：
新建一个工作表，输入公文类型：
然后在主表中，进行数据验证设置：
在弹出的属性窗口中操作如下：
我们可以看到，在主表的类型列，已经产生变化：
就只能做如下选择，当然，如果公文类型后面有新增，可以在公文类型里面增加和修改。
重头戏来了，如何编号呢？
前四位数字我们可以用文本直接进行，因为每年修改一次，几乎没有工作量：
所以公式第一部分应该是：
“2018”&
公文类型判断可以用到IFS条件函数：
人事为1，后勤为2，综合为3，其他为4，可以这样来写：
IFS(A2=”人事”,1,A2=”后勤”,2,A2=”综合”,3,A2=”其他”,4)
这个公式能看懂吗？
两者连接：
=”2018″& IFS(A2=”人事”,1,A2=”后勤”,2,A2=”综合”,3,A2=”其他”,4)
我们放到excel里面看一下：
已经满足年份和对应类型编号了，最后就是顺序编号。我们来看一下编号的依据，是根据同一类型顺序编号。我们换一个思考方式，就是计算这列之上还有多少个相同类型，比如这列前面已经出现了10个人事公文，那么这一列的编号就是11。
所以我们就要用到countif，理解了就很简单，公式也很简单：
countif($A$2:A2,A2)
是不是看着有点晕，全是A2。没关系，我们来捋一捋：
Countif（范围，条件），$A$2:A2是范围，注意绝对引用和相对引用：从绝对的A2单元格开始，到相对的当前单元格，只不过此时是A2，需要仔细想一下。然后当前的条件是A2，在$A$2:A2范围内查找计数。
可能还是很复杂，我们看下一个单元格更容易理解，如果在B3单元格：
Countif($A$2:A3,A3)
是不是就容易弄错了，A3的条件到A2:A3中去查找个数。
最后我们考虑编号留余的问题，也就是留0的问题。
如果是个位数，补足两个0，如果是双位数，补足一个0，如果百位数，则不用0补足。
如何判断呢？这里我们来用countif的计数结果来除以10或者100来判断：
If(Countif($A$2:A2,A2)/10<1,”00”,if(Countif($A$2:A2,A2)/10<10,”0”,””))
大家能看懂这个公式吗？
我们从最外层解释：
判断条件1：Countif($A$2:A2,A2)/10<1 （countif的计数是否是个位数）
条件为真： 用00补足
条件为假： 进一步判断if(Countif($A$2:A2,A2)/10<10,”0”,””)
条件2： Countif($A$2:A2,A2)/10<10 （countif的计数是否为两位数）
条件为真：用0补足
条件为假：不用0 （因为已经是三位数了）
我们把公式完整连接起来：
=”2018″&IFS(A2=”人事”,1,A2=”后勤”,2,A2=”综合”,3,A2=”其他”,4)& If(countif($A$2:A2,A2)/10<1,”00”,if(Countif($A$2:A2,A2)/10<10,”0”,””))& countif($A$2:A2,A2)
我们还是放到excel里面看一下结果：
至少B2单元格正确显示，我们把B列单元格往下拖动：
我们看到相应的类型和编号都已经正确了，达到我们预期的要求，包括A14单元格，第10个人事文件，他的对应B2编号，也顺利识别。为了美化，其实还可以在用一次if判断，如果类型是空值，编号B列对应单元格也是空值。这里不再赘述。
好了，是不是已经达到要求了呢。今天的内容主要是综合性较强，大家要好好理解一下。Excel其实功能很强大哦！！
